Posta korporatiboa izatea urrats garrantzitsua da edozein enpresarentzat. Arazoak normalean ondoren etortzen dira, Outlooken konfiguratu behar denean eta zalantzak sortzen direnean: funtzionatzen ez duten pasahitzak, bidaltzen ez diren mezuak edo iristen ez diren emailak.
Albiste ona da posta korporatiboa Outlooken konfiguratzea ez dela zaila, baldin eta datu egokiak badituzu eta pausuak ordenean jarraitzen badituzu.
Gida honetan azalduko dizugu nola egin urratsez urrats, hizkera argiarekin eta teknizismoak saihestuta, JC Hostingen egunero gure bezeroekin egiten dugun bezala.
Zer da posta profesionala eta zergatik erabili behar duzun
Outlook-en konfiguratu baino lehen, komeni da ulertzea zer den posta profesionala eta zergatik den hain garrantzitsua enpresa batek.
Posta profesionala zure domeinu propioarekin lotutako posta kontu bat da, adibidez:
Gmail, Hotmail edo Yahoo bezalako posta kontu dohainik daudenak ez bezala, posta profesionalak fidagarritasun gehiago transmititzen du, marka irudia indartzen du eta komunikazio pertsonala eta enpresakoa hobeto bereizten laguntzen du.
Ez da berdina bezero bati mezu bat idaztea helbide generiko batetik egitea, negozioaren izenarekin duen posta batetik egitea. Mezua berdina izan daiteke, baina pertzepzioa guztiz aldatu egiten da.
Horrez gain, posta korporatibo ondo konfiguratuak lan egiteko modu egokiagoa ematen dizu:
- Sail desberdinetarako kontuak sor ditzakezu
- info@, salmentak@ edo laguntza@ helbideak izan ditzakezu
- Outlook-en, mugikorrean edo nabigatzailean erabiltzeko aukera izango duzu
- Bezeroekin eta hornitzaileekin komunikazio profesionalagoa mantendu dezakezu
Horregatik, JC Hosting-en posta profesionala ulertzen dugu proiektu digital serio baten parte gisa. Ez da soilik posta kontu bat. Zure enpresaren azpiegitura parte bat da.
Hasi aurretik zer behar duzu
Outlook ireki aurretik, garrantzitsua da posta-zerbitzuaren oinarrizko informazioa eskura izatea.
JC Hostingeko bezeroa bazara, datu guzti hauek zure bezero-panelan dituzu eskuragarri, kopiatu eta itsasteko prest, bilatu edo asmatu beharrik gabe.
Beharrezkoa izango duzu:
- Posta-helbide osoa (adibidez, info@zure-domeinua.com)
- Posta-kontuaren pasahitza
- Sarrerako posta-zerbitzaria
- Irteerako posta-zerbitzaria
Datu hauek argi izanda, gainerako prozesua askoz errazagoa izango da.
Posta-kontu bat gehitzea Outlooken
Ireki Outlook eta joan posta-kontu berri bat gehitzeko aukerara.
Sartu zure posta korporatiboaren helbidea eta jarraitu aurrera. Kasu batzuetan, Outlookek automatikoki konfiguratzen saiatuko da. Lortzen badu, hemen amaitzen da prozesua.
Automatikoki ezin badu konfiguratu, ez dago arazorik. Eskuzko konfiguraziora pasatuko gara, eta hori ere oso erraza da.
Kontu mota aukeratzea: IMAP (gomendatutako aukera)
Puntu honetan, Outlookek kontu mota aukeratzeko eskatuko dizu. Bi aukera agertzen dira: IMAP eta POP.
Gomendio orokorra —eta JC Hostingen lehenesten duguna— IMAP da.
Zer da IMAP eta zergatik da aukerarik onena
IMAPek zure posta beti zerbitzariarekin sinkronizatuta egotea ahalbidetzen du.
Modu errazean azaldua:
- Mezuak zerbitzarian gordetzen dira
- Gailu bat baino gehiagotan erabil dezakezu posta bera
- Dena sinkronizatuta mantentzen da
Adibidez:
- Mezu bat ordenagailuan irakurtzen baduzu, mugikorrean ere irakurrita agertuko da
- Mezu bat ezabatzen baduzu, gailu guztietan ezabatuko da
- Karpeta bat sortzen baduzu, leku guztietan ikusiko duzu
Horregatik, IMAP aukera erosoena eta seguruena da enpresentzat, batez ere gailu bat baino gehiago erabiltzen baduzu.
Hori dela eta, JC Hostingen posta-kontuak IMAPekin konfiguratzen ditugu lehenetsitako aukera gisa, eguneroko lanean arazoak saihesten dituelako.
Zerbitzariaren datuak Outlooken sartzea
IMAP aukeratu ondoren, Outlookek zerbitzariaren datuak eskatuko dizkizu.
Une honetan, JC Hostingeko bezero-panelan dituzun datuak sartu behar dituzu:
- Sarrerako posta-zerbitzaria
- Irteerako posta-zerbitzaria
- Erabiltzailea (normalean posta-helbide osoa)
- Pasahitza
Garrantzitsua da datuak zehazki agertzen diren bezala sartzea, akats txiki batek konexio-arazoak sor baititzake.
Segurtasuna eta portuak konfiguratzea
Outlookek segurtasunari lotutako ezarpen batzuk ere eskatuko dizkizu.
Normalean:
- Konexio segurua erabiltzen da (SSL edo TLS)
- Posta-portu estandarrak erabiltzen dira
Ezarpen hauek beharrezkoak dira mezuak modu zifratuan eta seguru batean bidaltzeko.
Zerbait gaizki konfiguratuta badago, ohikoa da mezuak ez bidaltzea edo Outlookek pasahitza behin eta berriz eskatzea.
Postak ondo funtzionatzen duela egiaztatzea
Konfigurazioa gorde ondoren, Outlookek egiaztapen automatikoa egingo du.
Dena ondo badago:
- Mezuak deskargatzen hasiko dira
- Mezuak bidali ahal izango dituzu errore gabe
- Kontua guztiz operatibo geratuko da
Abisuren bat agertzen bada, normalean arrazoi hauetako bat izaten da:
- Pasahitza okerra
- Zerbitzariaren izena gaizki idatzita
- Daturen bat osorik kopiatu ez izana
Kasu horretan, datuak berrikustea edo laguntza teknikoarekin harremanetan jartzea nahikoa izaten da.
Posta hainbat gailutan erabiltzea
Outlook ordenagailu batean baino gehiagotan edo baita mugikorrean ere erabiltzen baduzu, IMAP funtsezkoa da.
IMAPi esker:
- Dena sinkronizatuta mantentzen da
- Ez dira mezuak galtzen
- Ez dago desberdintasunik gailuen artean
Gaur egun, posta korporatiboarekin lan egiteko modurik erosoena da.
Zer da POP eta noiz erabiltzen da
IMAPez gain, Outlookek posta POP bidez ere konfiguratzeko aukera ematen du.
POP beste modu batean funtzionatzen du:
- Mezuak gailura deskargatzen dira
- Batzuetan zerbitzaritik desagertzen dira
- Ez da ondo sinkronizatzen hainbat gailuren artean
Horrek esan nahi du:
- Mezu bat ordenagailu batean irakurtzen baduzu, ez duzula beste batean ikusiko
- Gailuak huts egiten badu, mezuak gal ditzakezula
- Ez dela egokia hainbat lekutatik lan egiteko
Zentzurik ba al du POP erabiltzeak gaur egun?
Kasu oso zehatzetan bakarrik, adibidez:
- Posta ordenagailu bakar batean erabiltzen baduzu
- Mezu guztiak lokalean gorde nahi badituzu
Hala ere, enpresa gehienentzat, IMAP da oraindik aukera gomendagarriena.
Posta korporatiboa zure azpiegitura digitalaren parte gisa
Posta korporatiboa ez da mezuak bidali eta jasotzea soilik. Zure enpresaren azpiegitura digitalaren parte da, domeinuarekin, hostingarekin eta webgunearekin batera.
JC Hostingen posta honela ulertzen dugu:
- Domeinu propioarekin lotutako postak
- Konfigurazio argia eta erraza
- Bezero-panelan eskuragarri dauden datuak
- Euskaraz edo gaztelaniaz laguntza teknikoa, zerbait funtzionatzen ez duenean
Postak lan egitea erraztu behar dizu, ez etengabeko arazo tekniko bihurtu.
Posta korporatiboa Outlooken konfiguratzea prozesu erraza da informazio egokia baduzu eta aukera zuzena hautatzen baduzu.
IMAP erabiltzea, zerbitzariaren datuak ondo sartzea eta konfigurazioa egiaztatzea nahikoa izaten da ohiko arazo gehienak saihesteko. Eta datu horiek bezero-panelan argi eta eskuragarri badaude, dena askoz errazagoa da.
Ondo konfiguratutako posta korporatiboa oinarrizko tresna da ordenarekin, profesionaltasunez eta lasaitasunez lan egin nahi duen edozein enpresarentzat.
